Trong bài này
- Một phòng marketing thuê ngoài gồm những ai?
- Khác gì thuê agency theo dự án, thuê freelancer hay tự tuyển?
- Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên thuê?
- Chi phí phòng marketing thuê ngoài gồm những khoản nào?
- 90 ngày đầu hợp tác diễn ra thế nào?
- Làm sao biết đội thuê ngoài đang làm tốt?
- Ví dụ từ các dự án của STEYG
- Hợp đồng nên ghi những gì?
- Câu hỏi thường gặp
- Nguồn tham khảo
Tóm tắt nhanh
- Phòng marketing thuê ngoài là một đội đủ vai trò (chiến lược, nội dung, thiết kế, quảng cáo, đo lường) làm việc theo tháng như một bộ phận của công ty bạn.
- Chi phí gồm bốn khoản tách bạch: phí dịch vụ, ngân sách quảng cáo trả thẳng cho nền tảng, chi phí sản xuất và thuế. Báo giá tốt ghi rõ khoản nào không bao gồm.
- Mô hình hợp khi bạn chưa có người làm marketing hoặc một người đang ôm mọi việc; chưa hợp khi sản phẩm chưa ổn định hoặc không ai trong công ty có thời gian duyệt nội dung.
- 90 ngày đầu thường chia ba chặng: dựng nền đo lường và kế hoạch, chạy thử có kiểm soát, rồi giữ cái hiệu quả và bỏ cái không hiệu quả.
Phòng marketing thuê ngoài là mô hình doanh nghiệp thuê một đội marketing bên ngoài làm việc như một bộ phận của công ty theo hợp đồng hằng tháng. Đội này lo chiến lược, nội dung, thiết kế, quảng cáo và đo lường; chủ doanh nghiệp làm việc với một đầu mối và nhận báo cáo bằng con số thay vì tự tuyển và quản lý từng vị trí.
Bài này giải thích một phòng marketing thuê ngoài gồm những ai, khác gì thuê agency theo dự án hay thuê freelancer, chi phí được cấu thành ra sao, và 90 ngày đầu hợp tác thường diễn ra thế nào. Cuối bài là danh sách dấu hiệu cho thấy bạn chưa nên thuê, vì không phải doanh nghiệp nào cũng cần mô hình này ngay.
Một phòng marketing thuê ngoài gồm những ai?
Tên gọi có thể khác nhau giữa các agency, nhưng một đội đủ vai trò thường có năm phần việc. Điểm khác với tự tuyển là bạn không cần đủ năm người toàn thời gian: mỗi vai trò dành cho bạn đúng số giờ phạm vi công việc cần.
| Vai trò | Làm gì mỗi tuần | Bạn nhận được gì |
|---|---|---|
| Người phụ trách (account) | Họp với bạn, điều phối đội, giữ tiến độ | Một đầu mối để hỏi và duyệt mọi việc |
| Chiến lược | Đọc số liệu, chỉnh kế hoạch, chọn thử nghiệm tiếp theo | Kế hoạch tháng và lý do của từng quyết định |
| Nội dung và thiết kế | Viết bài, làm hình, dựng video ngắn theo lịch đã duyệt | Lịch nội dung và bài đăng đúng giọng thương hiệu |
| Quảng cáo | Lên chiến dịch, tối ưu ngân sách, thay mẫu quảng cáo kém | Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng giảm dần |
| Đo lường | Kiểm tra số liệu, cập nhật bảng báo cáo | Biết đơn hàng đến từ kênh nào |
Khác gì thuê agency theo dự án, thuê freelancer hay tự tuyển?
Bốn cách tổ chức marketing dưới đây đều có chỗ đúng. Khác biệt nằm ở ai chịu trách nhiệm cho bức tranh chung và ai phải điều phối.
| Cách làm | Hợp khi | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Thuê agency theo dự án | Cần một việc rõ đầu, rõ cuối: bộ nhận diện, một chiến dịch ra mắt | Làm xong là dừng, không ai theo dõi kết quả sau đó |
| Thuê freelancer | Cần một kỹ năng cụ thể, khối lượng nhỏ | Bạn tự điều phối nhiều người, tự ghép kết quả |
| Tự tuyển đội nội bộ | Marketing là năng lực lõi, có ngân sách cho nhiều vị trí | Mất thời gian tuyển, đào tạo; gián đoạn khi có người nghỉ |
| Phòng marketing thuê ngoài | Cần đủ vai trò nhưng chưa đủ quy mô để tuyển đủ người | Cần một người nội bộ cung cấp thông tin và duyệt nội dung |
Nhiều doanh nghiệp đi theo mô hình lai: một nhân viên nội bộ nắm sản phẩm và khách hàng, còn agency lo phần chuyên môn và vận hành kênh. Cách này giữ được hiểu biết sâu về sản phẩm mà không phải tuyển đủ mọi vị trí.
Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên thuê?
- Bạn chưa có ai làm marketing, hoặc chỉ có một người kiêm cả viết bài, thiết kế, chạy quảng cáo và trả lời tin nhắn.
- Bạn đang chạy quảng cáo nhưng không biết đơn hàng đến từ quảng cáo nào, nên không biết nên tăng hay tắt.
- Doanh nghiệp chuẩn bị mở thêm chi nhánh, ra sản phẩm mới hoặc vào thị trường mới, cần nhiều việc cùng lúc trong thời gian ngắn.
- Bạn muốn dành thời gian cho sản phẩm, vận hành và đội bán hàng, giao marketing cho người chuyên làm việc đó.
Nếu sản phẩm chưa ổn định, giá còn thay đổi hằng tuần, hoặc không ai trong công ty có vài giờ mỗi tuần để duyệt nội dung và trả lời câu hỏi của agency, hợp đồng hằng tháng khó phát huy. Khi đó một buổi tư vấn chiến lược hoặc một dự án ngắn thường hợp lý hơn.
Chi phí phòng marketing thuê ngoài gồm những khoản nào?
Hai báo giá có cùng con số tổng có thể mua được hai thứ rất khác nhau. Cách đọc báo giá an toàn là tách nó ra bốn khoản và hỏi từng khoản đã gồm trong giá hay chưa.
- Phí dịch vụTiền trả cho agency, tính theo phạm vi công việc: số kênh, khối lượng nội dung, số chiến dịch, tần suất báo cáo. Đây là khoản chênh lệch nhiều giữa các báo giá.
- Ngân sách quảng cáoTiền trả thẳng cho Facebook, Google, TikTok. Khoản này nên nằm trong tài khoản quảng cáo đứng tên bạn để bạn xem được từng đồng đã tiêu.
- Chi phí sản xuấtQuay chụp tại cửa hàng, thuê người mẫu, in ấn, thuê người có ảnh hưởng. Nhiều báo giá không gồm khoản này, nên hỏi trước.
- ThuếHoá đơn quảng cáo của nền tảng có thuế giá trị gia tăng riêng: ví dụ từ 01/07/2025, Meta tính 10% thuế GTGT trên chi phí quảng cáo với khách hàng ở Việt Nam. Phí dịch vụ của agency có thể cộng thuế theo loại hình kinh doanh của agency.
Một báo giá rõ ràng ghi cả những gì không bao gồm. Nếu báo giá chỉ có một con số trọn gói, hãy hỏi lại con số đó đã gồm ngân sách quảng cáo chưa: một gói trông rẻ có khi chỉ vì phần lớn tiền dành cho quảng cáo nằm ngoài báo giá. Bài cách đọc báo giá dịch vụ marketing đi sâu vào từng dòng.
90 ngày đầu hợp tác diễn ra thế nào?
- Tuần 1–2: lắng nghe và dựng nềnBuổi làm việc về sản phẩm, khách hàng, đối thủ, mục tiêu. Kiểm tra fanpage, website, tài khoản quảng cáo; gắn đo lường nếu chưa có, vì không đo được thì không tối ưu được.
- Tuần 3–4: kế hoạch quý và nội dung mẫuKế hoạch ghi rõ mục tiêu, kênh, ngân sách, chỉ số theo dõi. Bạn duyệt giọng thương hiệu qua vài bài mẫu trước khi đội sản xuất hàng loạt.
- Tháng thứ hai: chạy thử có kiểm soátNhiều góc thông điệp, nhiều mẫu quảng cáo cùng chạy với ngân sách nhỏ để có dữ liệu so sánh. Báo cáo tháng đầu tiên so được với hiện trạng lúc bắt đầu.
- Tháng thứ ba: giữ cái thắngDồn ngân sách vào kênh và thông điệp có chi phí trên mỗi kết quả tốt, dừng phần kém. Kết thúc quý bằng buổi xem lại và kế hoạch quý tiếp theo.
Làm sao biết đội thuê ngoài đang làm tốt?
Đừng chỉ nhìn lượt thích hay lượt tiếp cận. Chỉ số nên gắn với từng tầng của phễu: bao nhiêu người biết tới bạn, bao nhiêu người quan tâm (nhắn tin, để lại thông tin, gọi điện), bao nhiêu người mua, và mỗi người mua tốn bao nhiêu tiền marketing.
Báo cáo hằng tháng tốt trả lời được ba câu: tháng này kết quả ra sao so với tháng trước, vì sao, và tháng sau làm gì khác. Bài KPI marketing và mẫu báo cáo hằng tháng có mẫu một trang để bạn đối chiếu.
Ví dụ từ các dự án của STEYG
Với chuỗi iCafe Black Kingdom, đội STEYG vận hành cùng lúc giải đấu, sự kiện offline và nội dung mạng xã hội: cộng đồng lên hơn 100.000 thành viên, lượt check-in và tham gia sự kiện tăng 150% sau một năm. Một đơn vị tự làm khó giữ được nhịp đều đặn của nhiều đầu việc như vậy.
Với thương hiệu trà sữa Sencha Tea ở Biên Hoà, câu chuyện thương hiệu địa phương, nội dung fanpage hằng ngày và hợp tác người có ảnh hưởng tại chỗ giúp doanh thu cửa hàng tăng 25%. Kết quả của mỗi dự án gắn với bối cảnh của dự án đó, không phải lời hứa cho dự án khác.
Hợp đồng nên ghi những gì?
- Phạm vi công việc theo tháng: kênh nào, bao nhiêu nội dung, bao nhiêu chiến dịch, báo cáo khi nào.
- Tài khoản quảng cáo, fanpage, website và dữ liệu đứng tên ai, ai được cấp quyền gì, bàn giao thế nào khi dừng hợp tác.
- Chỉ số theo dõi và cách đo, tránh hứa hẹn một con số doanh thu mà agency không kiểm soát được.
- Điều kiện chấm dứt và thời hạn báo trước.
Từ 01/01/2026, Luật Quảng cáo sửa đổi yêu cầu việc hợp tác giữa các bên trong hoạt động quảng cáo phải thông qua hợp đồng quảng cáo, nên hợp đồng rõ ràng vừa bảo vệ bạn vừa là việc bắt buộc.
Câu hỏi thường gặp
Phòng marketing thuê ngoài khác gì agency quảng cáo?
Agency quảng cáo thường chỉ vận hành quảng cáo. Phòng marketing thuê ngoài chịu trách nhiệm cả bức tranh: kế hoạch, nội dung, quảng cáo, đo lường và điều chỉnh theo tháng, như một bộ phận trong công ty.
Doanh nghiệp bao nhiêu người thì nên thuê phòng marketing thuê ngoài?
Không có ngưỡng cố định. Mô hình hợp với doanh nghiệp đã có sản phẩm ổn định, cần nhiều đầu việc marketing cùng lúc nhưng chưa đủ quy mô để tuyển đủ người cho từng vị trí.
Có nên chọn gói cam kết doanh số không?
Doanh số còn phụ thuộc giá bán, đội bán hàng và hàng tồn, những thứ agency không kiểm soát. Hợp lý hơn là cam kết theo chỉ số agency kiểm soát được: khách hàng tiềm năng, chi phí trên mỗi khách, tỷ lệ chuyển đổi của trang đích.
Thuê ngoài rồi có cần nhân viên marketing nội bộ không?
Nên có một đầu mối nội bộ, không cần là chuyên gia marketing: người này cung cấp thông tin sản phẩm, chương trình bán hàng và duyệt nội dung. Thiếu đầu mối này, agency dễ viết sai về sản phẩm.
Dừng hợp tác thì tài khoản quảng cáo và fanpage ra sao?
Nếu tài khoản đứng tên doanh nghiệp của bạn ngay từ đầu, bạn chỉ cần gỡ quyền của agency. Vì vậy hãy thoả thuận việc này trong hợp đồng trước khi bắt đầu.